Dokumenty do zasiłku macierzyńskiego po ustaniu zatrudnienia

Pracownica w ciąży przebywała na zwolnieniu lekarskim. Po wypłacie należnego jej wynagrodzenia chorobowego płatność zasiłku chorobowego przejął ZUS (nie jestem uprawniona do wypłaty zasiłków swoim pracownikom). Ponieważ w międzyczasie kończyła się pracownicy umowa o pracę, została ona przedłużona do dnia porodu. Pracownica urodziła dziecko na początku listopada 2016 r. Czy dla celów ustalenia jej uprawnień do zasiłku macierzyńskiego ponownie powinnam przekazać do ZUS zaświadczenie płatnika składek (ZUS Z-3)? (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1040005)

TAK. Zaświadczenie płatnika składek jest jednym z podstawowych dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty przez ZUS: zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku opiekuńczego, zasiłku wyrównawczego, zasiłku macierzyńskiego oraz zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Stanowi o tym § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz. U. z 2015 r. poz. 2205 ze zm.).

Jeśli, tak jak w sytuacji opisanej w pytaniu, zaświadczenie wystawiane jest pracownikowi, powinno zawierać informacje określone w załączniku nr 1 do przywołanego rozporządzenia. Może być ono złożone w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego na przygotowanym przez organ rentowy formularzu ZUS Z-3.

Druk ZUS Z-3 dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Zasiłki i świadczenia.

Zgodnie z uwagą zawartą w końcowej części druku ZUS Z-3, zaświadczenie płatnika składek powinno być składane każdorazowo w razie zmiany rodzaju pobieranego zasiłku. Nie dotyczy to jedynie świadczenia rehabilitacyjnego, jeżeli zaświadczenie płatnika składek było złożone do ustalenia prawa do zasiłku chorobowego.

Ponadto płatnik składek jest zobowiązany poinformować terenową jednostkę organizacyjną ZUS o wszystkich okolicznościach mających wpływ na prawo, wysokość i podstawę wymiaru zasiłku, które uległy zmianie w stosunku do podanych w zaświadczeniu płatnika składek, w tym w szczególności o ustaniu zatrudnienia.

Jeśli zatem prawo do zasiłku macierzyńskiego ma ustalić ZUS, konieczne jest przekazanie do tego organu:

odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka lub jego kopii potwierdzonej przez płatnika składek (lub ZUS, jeśli taką dostarczył pracownik) za zgodność z oryginałem oraz
zaświadczenia płatnika składek - nawet jeśli dokument taki był już przekazywany do ZUS dla celów ustalenia prawa do zasiłku chorobowego.